Quem entrega a gestão de um imóvel de temporada a uma gestora costuma fazer sempre a mesma pergunta no fim do mês: “quanto rendeu?”. A resposta é curta, mas o que sustenta a confiança é o que vem junto: de onde veio o dinheiro, o que foi descontado, como foi a ocupação e o que aconteceu no imóvel.
Este texto propõe uma estrutura de relatório mensal ao proprietário, com o que incluir em cada bloco e como fazer as contas de forma que o dono do imóvel consiga conferir. Se a sua operação ainda é pequena, a mesma estrutura serve para você mesmo acompanhar cada unidade.
Princípios do bom relatório
- Uma página de resumo, o resto como apoio. O proprietário quer o número principal e, só se quiser, o detalhe.
- Contas que fecham. Bruto menos taxas e despesas igual a líquido, sempre, na mesma ordem.
- Mesma régua todo mês. Se a forma de calcular muda, avise e explique.
- Fatos, sem adjetivos. Taxa de plataforma é um dado de custo, descrito sem juízo.
- Sem surpresas. O que for incomum (um dano, um cancelamento grande) aparece na primeira página, e não escondido.
Bloco 1: o resumo do mês
Um quadro com os cinco números que o proprietário procura:
| Item | Exemplo |
|---|---|
| Receita bruta | R$ 12.000,00 |
| Taxas dos canais | R$ 1.721,29 |
| Despesas do imóvel | R$ 1.100,00 |
| Receita líquida do imóvel | R$ 9.178,71 |
| Repasse ao proprietário | R$ 7.342,97 (depois da comissão de gestão de 20%, ilustrativa) |
Conferência: R$ 12.000,00 − R$ 1.721,29 − R$ 1.100,00 = R$ 9.178,71. A comissão de 20% sobre R$ 9.178,71 é R$ 1.835,74, e R$ 9.178,71 − R$ 1.835,74 = R$ 7.342,97. As taxas vêm do bloco seguinte: R$ 1.120,00 + R$ 600,00 + R$ 1,29 = R$ 1.721,29. Os valores e o percentual são ilustrativos: o seu contrato define a base da comissão (sobre o bruto ou sobre o líquido), e o relatório deve dizer qual é.
Bloco 2: receita por canal
O proprietário precisa entender de onde vem o resultado, e não só o total. A tabela do mês, por canal:
| Canal | Bruto | Taxa lançada | Taxa efetiva | Líquido |
|---|---|---|---|---|
| Airbnb | R$ 7.000,00 | R$ 1.120,00 | 16,0% | R$ 5.880,00 |
| Booking | R$ 4.000,00 | R$ 600,00 | 15,0% | R$ 3.400,00 |
| Direto (Pix) | R$ 1.000,00 | R$ 1,29 | 0,13% | R$ 998,71 |
Aqui, as taxas são fato de custo: cada canal entrega um tipo de demanda e traz um custo diferente. Mostrar o líquido por canal ajuda o proprietário a ver o mix sem que a gestora precise defender nenhum canal. Para ler esses números, veja receita líquida por canal e a comissão do Booking e a conta do líquido.
No ReservasHub, o Financeiro mostra o bruto, a taxa lançada, a taxa efetiva e o líquido por canal. Se a conta usa o canal direto pelo add-on de pagamento, as taxas são: Pix R$ 1,29 e cartão à vista 3,08% + R$ 0,29.
Bloco 3: ocupação e preço médio
Três indicadores, sempre com a definição por escrito:
- Ocupação: noites ocupadas dividido pelas noites disponíveis do mês.
- ADR (diária média): receita das noites vendidas dividida pelo número de noites vendidas.
- RevPAR: receita dividida pelas noites disponíveis, o que combina ocupação e preço.
Exemplo, para uma unidade em um mês de 30 noites, com 20 noites vendidas e R$ 9.000,00 de receita nessas noites:
- Ocupação: 20 ÷ 30 = 66,7%.
- ADR: R$ 9.000 ÷ 20 = R$ 450,00.
- RevPAR: R$ 9.000 ÷ 30 = R$ 300,00.
O RevPAR é igual ao ADR multiplicado pela ocupação: R$ 450 × 66,7% = R$ 300. No ReservasHub, o painel de performance por unidade mostra receita, ocupação, ADR e RevPAR do mês por unidade. Um detalhe importante: noites bloqueadas ocupam a data, mas não geram receita. O sistema distingue a ocupação total da ocupação com receita, e o relatório deve dizer qual está sendo mostrada. Veja datas bloqueadas e ocupação.
Bloco 4: despesas e lançamentos
O que o proprietário mais questiona. Liste cada despesa com data, descrição e valor, agrupada por tipo: limpeza, lavanderia, manutenção, reposição de itens, contas de consumo (quando a gestora paga), taxas de condomínio (se aplicável). Anexe os comprovantes quando o contrato prevê. Despesas altas ou fora do padrão merecem uma linha de explicação.
Bloco 5: reservas do mês
Uma lista simples, por unidade: canal, datas, número de noites, valor e situação (concluída, cancelada, em andamento). Cancelamentos e reembolsos aparecem à parte, com o motivo. Isso permite ao proprietário conferir qualquer reserva contra o próprio extrato.
Bloco 6: ocorrências e manutenção
O que aconteceu no imóvel, em linguagem simples:
- Danos ou itens quebrados, com fotos e a solução dada. Veja caução, danos e seguro.
- Manutenções realizadas e planejadas.
- Reclamações de hóspedes e como foram resolvidas.
- Avaliações recebidas no mês, com o que se aprendeu. Veja como pedir e responder avaliações.
Bloco 7: próximos meses e recomendações
Fecha o relatório olhando para frente:
- Reservas já confirmadas para os próximos meses, separadas do que já foi recebido: reserva futura não é caixa.
- Janelas livres que a gestora pretende preencher. O mapa de calor ajuda a mostrar isso.
- Ajustes de preço previstos para feriados e alta temporada. Veja preço de feriado e réveillon.
- Sugestões que dependem de decisão do proprietário, como troca de enxoval ou pequenas melhorias.
De onde tirar os números
Os números por canal e por unidade saem do painel financeiro e do painel de performance por unidade; a montagem do documento, o texto e a comissão de gestão são da gestora. O ReservasHub reúne os dados dos canais e das reservas diretas, e o relatório é o que você escolher fazer com eles, em planilha ou em PDF.
Quem gerencia várias unidades de vários proprietários precisa, ainda, separar bem o que é de quem: um relatório por proprietário, com as unidades dele. Se a operação cresce, veja quando faz sentido um PMS em gestão de múltiplos imóveis e o que cobra a gestão terceirizada em quanto custa terceirizar a gestão de Airbnb.
Checklist de fechamento do mês
- Todas as reservas do mês foram lançadas, inclusive as diretas.
- As taxas de cada canal estão lançadas (sem “não lançada”).
- As despesas têm data, valor e comprovante.
- Os bloqueios foram decididos: ou rendem, com valor, ou estão marcados como sem receita.
- As ocorrências do mês estão registradas, com foto.
- A comissão de gestão foi calculada pela regra do contrato.
- O relatório foi revisado por uma segunda pessoa antes de seguir.
Perguntas frequentes
O relatório deve ser mensal ou semanal? Mensal costuma ser o padrão, com acesso a números parciais quando o proprietário pedir. O contrato deve dizer.
Devo mostrar as taxas dos canais ao proprietário? Sim, como fato de custo. Isso torna transparente a diferença entre bruto e líquido.
A comissão de gestão incide sobre o bruto ou sobre o líquido? Depende do contrato. O importante é que o relatório diga qual é a base e mostre a conta.
O ReservasHub gera esse relatório pronto? Ele fornece os números por canal e por unidade. A montagem do documento é sua.
O ReservasHub convive com Airbnb e Booking: reúne reservas, financeiro por canal e performance por unidade para quem gerencia mais de um imóvel.
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