Quem aluga por temporada esbarra sempre no mesmo problema: o hóspede reservou pelo Airbnb ou pelo Booking, e você não tem o e-mail, o telefone nem o CPF dele. As plataformas não repassam esses dados ao anfitrião, e você precisa deles para falar sobre a estadia, mandar o guia e comprovante, e registrar a hospedagem.
O jeito mais comum de resolver é pedir pelo chat e copiar para uma planilha. É lento, e é também a pior forma do ponto de vista de proteção de dados: o CPF fica no histórico de uma conversa, e ninguém registra que o hóspede concordou em fornecê-lo.
Este artigo mostra uma alternativa: um link, colado uma vez na mensagem programada de cada plataforma, que leva o hóspede a um formulário com a sua marca e com o aceite registrado.
Importante: quem envia é você, pela plataforma
Vale deixar claro antes de tudo, porque é uma dúvida frequente: o ReservasHub não envia nada ao hóspede do Airbnb ou do Booking. As duas plataformas controlam o próprio canal de mensagens. O que o ReservasHub faz é entregar o texto pronto e o link, e você cola esse texto na mensagem programada de cada plataforma, uma única vez. A partir daí, quem dispara a mensagem a cada reserva é o Airbnb ou o Booking, com o texto que você colou.
Como o link funciona
O endereço do formulário termina no código de confirmação da reserva (por exemplo, /c/HMEJ9MRHHW). Como as mensagens programadas são texto fixo, não dá para colocar nelas um código que muda a cada reserva à mão. A solução é usar, no lugar do código, o campo de código de confirmação do próprio canal. Assim, um único texto serve para todas as reservas.
Na prática, o modelo traz o trecho CÓDIGO, e você o troca pelo campo equivalente da plataforma antes de salvar.
O link vale até 30 dias depois do check-out daquela reserva. O texto que você cola hoje continua valendo para as reservas do ano que vem.
O que o hóspede vê
Uma página com a marca do anfitrião mostra só o necessário para ele reconhecer a reserva: nome, imóvel e datas. Ela pede:
- Telefone
- CPF
- O aceite do uso desses dados
Alguns cuidados do desenho:
- O valor da estadia e o telefone do anfitrião não aparecem.
- O CPF já gravado nunca volta à tela; a resposta só informa que ele existe.
- Quando o anfitrião cobra pelo pagamento direto com a instituição de pagamento, ela exige também o endereço, e esse campo aparece só nesse caso.
- O que chega cai direto na ficha do hóspede, sem transcrição manual.
Os 4 modelos de mensagem
Em Configurações, Dados do hóspede, o ReservasHub mostra quatro modelos prontos, para copiar: dois para o Airbnb e dois para o Booking, cada um com versão de confirmação e de véspera do check-in. Eles são momentos diferentes: um fala com quem acabou de reservar, o outro com quem já deixou o pedido passar.
Airbnb, assim que a reserva é confirmada
Olá! Que bom ter você com a gente.
Para deixar tudo pronto antes da sua chegada e emitir a nota fiscal da hospedagem, preciso de alguns dados seus. Leva menos de um minuto:
[link do formulário, terminando em /c/CÓDIGO]
Qualquer dúvida, é só me chamar por aqui.
Airbnb, véspera do check-in
Olá! Seu check-in é amanhã e está tudo pronto por aqui.
Se ainda não tiver preenchido seus dados, este é o link:
[link do formulário]
Com eles em mãos eu adianto sua entrada e não tomo seu tempo na chegada.
Booking.com, mensagem automática de confirmação
Olá! Sua reserva está confirmada e já estou preparando tudo para receber você.
Para concluir o cadastro da hospedagem, preencha seus dados neste link:
[link do formulário]
O preenchimento leva menos de um minuto. Se precisar de qualquer coisa, é só responder esta mensagem.
Booking.com, véspera do check-in
Olá! Amanhã é o dia da sua chegada.
Se ainda não preencheu seus dados, o link continua valendo:
[link do formulário]
Assim seu check-in fica mais rápido e a nota fiscal sai certinha.
O texto dos modelos no app já traz o endereço correto do seu ambiente. Se você mudar as palavras, mantenha o tom de convite: nada de “obrigatório” ou “sem isso não há hospedagem”.
Onde colar em cada plataforma
O passo a passo de cada plataforma é delas e muda de tempos em tempos, por isso vale seguir o artigo oficial:
- Airbnb: Respostas salvas e mensagens programadas
- Booking.com: Modelos de mensagem e respostas automáticas na Extranet
A configuração é feita uma vez por anúncio, e depois cada reserva recebe a mensagem sozinha. Para outros momentos que valem automatizar, veja os templates de mensagens automáticas para hóspedes.
LGPD: o que o formulário faz por você
Este texto não é parecer jurídico, mas o desenho do formulário segue alguns princípios:
- Base legal: consentimento. O hóspede é quem informa os dados e registra o aceite. Opção de não enviar existe, e a hospedagem continua valendo.
- Registro do consentimento. Fica gravado o texto que ele leu (versão), quando aceitou e o IP de origem.
- Minimização. Não são coletados documento com foto, comprovante de endereço, dados de cartão, data de nascimento nem nome da mãe.
- Retenção de 60 meses, conforme o termo mostrado ao titular.
- Exclusão. O anfitrião apaga a ficha na tela de hóspedes, ou o titular escreve para contato@reservashub.com.br e recebe resposta em até 15 dias úteis, ressalvado o que a lei mandar reter.
O que você ganha depois de coletar
Com e-mail, telefone e CPF na ficha, o CRM do ReservasHub mostra o histórico de estadias do hóspede, aceita importação de CSV do Airbnb e permite mesclar duplicatas (o mesmo hóspede que reservou duas vezes por canais diferentes). O telefone é também o ponto de partida para o WhatsApp oficial (add-on opcional), que só envia lembretes depois de o hóspede confirmar o número.
Perguntas frequentes
O ReservasHub manda a mensagem para o hóspede do Airbnb? Não. Quem envia é a própria plataforma, pela mensagem programada em que você colou o texto.
O hóspede é obrigado a preencher? Não. É opcional, e a hospedagem continua valendo.
Preciso pedir o CPF? Peça só se você de fato precisa dele, por exemplo para registro de hóspede e emissão de nota. O formulário foi pensado para esse caso, com aceite, mas a decisão de coletar é sua.
O link serve para reserva direta? Sim. Para reservas sem código de canal, o ReservasHub emite um link próprio, com validade e token.
E se o hóspede encaminhar o link? A página mostra só nome, imóvel e datas, e nunca devolve o CPF já gravado, para que um link encaminhado não exponha o dado de ninguém.
O ReservasHub convive com Airbnb e Booking: sincroniza os calendários, organiza o financeiro por canal e ajuda a juntar os dados do hóspede em um lugar só.
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