Trocar de ferramenta, ou começar a usar uma, costuma esbarrar numa pergunta: “e as reservas que já aconteceram?”. Sem o histórico, o financeiro começa do zero, o CRM não sabe quem já se hospedou e as comparações com o ano passado ficam impossíveis.
A importação do ReservasHub traz o que aconteceu antes de você chegar: reservas passadas, hóspedes e valores. Este texto explica os formatos aceitos, o passo a passo e os cuidados que evitam dor de cabeça.
Os três formatos aceitos
A tela de Importações, no menu lateral, aceita três formatos:
| Formato | Arquivo | Como é |
|---|---|---|
| Relatório do Airbnb | .csv | O relatório financeiro exportado do painel do Airbnb |
| Reserva por linha | .xlsx | Uma linha por reserva, com check-in e check-out |
| Diária por linha | .xlsx | Uma linha por noite vendida |
Se você usa o Airbnb, o primeiro formato costuma ser o mais direto, porque não exige montar planilha nenhuma. Para reservas do Booking, de contatos diretos ou de um sistema anterior, use uma das planilhas. Na tela, o botão “Como preparar” mostra os nomes das abas, as colunas obrigatórias e modelos prontos para baixar.
Importando o relatório do Airbnb
1. Exporte o relatório no Airbnb. O relatório financeiro do painel do anfitrião é exportado em .csv. Os nomes dos menus mudam com o tempo, então procure pela área de ganhos ou transações e pela opção de baixar o relatório.
2. Abra “Nova importação” e escolha “Relatório Airbnb”. Selecione o arquivo. O limite é de 2 MB por arquivo. Se o seu histórico for maior, divida o relatório por período.
3. Mapeie os anúncios. O arquivo é analisado primeiro e a tela lista os anúncios encontrados. Para cada um, você escolhe a unidade do ReservasHub correspondente. Anúncio deixado em “Ignorar” não é importado.
4. Confirme. A importação roda em segundo plano. A tabela mostra o status, quantas reservas e hóspedes foram criados e, se houver, os avisos de linhas ignoradas. Há uma importação ativa por vez: espere a atual terminar antes de enviar outra.
O que a importação do Airbnb cria
Do relatório entram:
- Reservas com o código de confirmação, as datas de início e término, o hóspede e o valor. O status segue as datas: concluída se o check-out já passou, em andamento se a estadia está acontecendo e confirmada se ainda vai acontecer.
- Hóspedes, criados a partir do nome. O relatório não traz e-mail, telefone nem CPF, então a ficha começa só com o nome. O contato é completado depois, com o formulário de coleta, como em CRM de hóspedes para pousada pequena.
- Lançamentos financeiros: o valor de cada reserva vira receita, e a taxa de serviço vira uma taxa vinculada à mesma reserva. Também entram taxas e reembolsos de cancelamento, ajustes e pagamentos de resolução e créditos diversos.
Linhas de repasse (payout) são ignoradas, porque não são reservas.
Essa carga alimenta o financeiro por canal, o que permite comparar meses e anos. Veja receita líquida por canal.
Importando por planilha
Nas planilhas .xlsx, algumas regras valem a pena conhecer:
- O nome da aba segue um padrão: o identificador (slug) da unidade, um hífen e o ano, por exemplo
casa-da-praia-2024. Aba fora do padrão, ou apontando para uma unidade que não existe, é ignorada e vira aviso. - As colunas têm formatos definidos: datas em DD/MM/AAAA; a situação como VENDIDO ou RESERVADO (qualquer outro valor é ignorado); a origem como AIRBNB, BOOKING, DIRETA ou vazia; o valor com vírgula ou ponto, e vazio vale zero.
- No layout “Diária por linha”, noites consecutivas do mesmo cliente na mesma unidade viram uma reserva só, com check-in na primeira noite e check-out no dia seguinte à última.
- Cliente vazio vira um bloqueio, sem hóspede cadastrado.
Segurança: dá para errar sem medo
Três proteções fazem a importação ser menos arriscada do que parece:
- Reenviar o mesmo arquivo não duplica. Na planilha, cada reserva tem uma chave formada por unidade, origem e datas, e a segunda tentativa é descartada. No relatório do Airbnb, a conferência é pelo código de confirmação e, na falta dele, pela unidade, as datas e o primeiro nome do hóspede.
- Reservas que você já tinha lançado são reaproveitadas. Se uma reserva do Airbnb já existe com as mesmas datas na mesma unidade, o sistema a atualiza com o código e o valor do relatório, em vez de criar outra.
- Desfazer é possível. Apagar a importação na própria tabela remove as reservas, os hóspedes e os lançamentos financeiros criados por ela. Hóspedes que já estavam ligados a outras reservas são preservados.
Efeitos no calendário
As reservas importadas entram como reservas normais: aparecem no calendário, contam no financeiro e saem no calendário iCal da unidade, que só publica eventos futuros. Por isso, o histórico passado não trava datas nos canais, e reservas futuras importadas passam a bloquear as datas, se a sincronização estiver conectada nos dois sentidos. Para entender os dois lados, veja calendário único para Airbnb, Booking e reserva direta.
Avisos: o que significam
Aviso não é falha na importação. É linha ignorada: data inválida, aba desconhecida, reserva sem código de confirmação ou situação diferente de VENDIDO e RESERVADO. Clique no contador de avisos para ver a aba e a linha de cada um, corrija o arquivo e reimporte. O que já entrou não é duplicado.
Checklist antes de importar
- Você tem uma unidade criada no ReservasHub para cada anúncio que vai importar?
- O arquivo tem menos de 2 MB?
- Para planilha, os nomes das abas estão no padrão slug-da-unidade-ANO?
- Há alguma importação em andamento? Espere ela terminar.
- Você sabe qual é o período do histórico, para conferir o resultado depois?
Depois da importação, abra o calendário e o financeiro de um mês que você conhece bem, e confira se os números batem com a sua memória. Se algo estiver estranho, desfaça a importação, ajuste o arquivo e envie de novo.
Perguntas frequentes
A importação traz e-mail e telefone dos hóspedes? Não a partir do relatório do Airbnb, que informa apenas o nome. O contato é completado depois, com o formulário de coleta de dados.
Posso importar o histórico do Booking? Pela planilha, sim: a coluna de origem aceita Booking. O formato de relatório direto é o do Airbnb.
E se eu subir a planilha errada? Apague a importação na tabela. Isso remove o que ela criou, e você pode enviar o arquivo correto.
A importação mexe nos meus calendários nos canais? O histórico passado não trava datas, porque o calendário publicado só leva eventos futuros. Reservas importadas que ainda vão acontecer passam a ser publicadas.
Existe limite de linhas? O limite é de 2 MB por arquivo. Divida o histórico por períodos se precisar.
O ReservasHub convive com Airbnb e Booking: traga o histórico e comece com o financeiro e o CRM já preenchidos.
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